Cómo diseñar una firma de correo electrónico

Llegas a una empresa y conoces a las personas de un departamento:

1. La primera te da la mano.
2. La segunda te choca los cinco.
3. La tercera te hace un saludo esquimal.

¿Qué imagen te formas de la empresa? Un absoluto desorden. Este ejemplo, tal vez un poco extremo, se puede llevar al campo de las firmas de correo electrónico

La firma de correo son los textos e imágenes con que se cierra cada e-mail, y que se añaden automáticamente a los nuevos mensajes, configurándolo en los lectores de correo electrónico, como Microsoft Outlook (2003 y 2007), Mozilla Thunderbird o el Mail de Mac.

Las firmas forman parte de la identidad corporativa digital de las empresas, pero todavía están en fase de adolescencia. “En mi departamento ponemos el logotipo con el fondo azul, en el resto no sé”; este tipo de explicaciones muestran que aún no existe una gran preocupación por el diseño de los pies de los correos; no son conscientes de que las firmas funcionan como tarjetas de presentación del mundo electrónico.

Normas para elaborar una firma digital

Teniendo en cuenta la cantidad de correos que enviamos cada día, los pies de los mails son nuestra principal seña de identidad personal y corporativa, por lo que tenemos que tener en cuenta una serie de aspectos a la hora de elaborarla:

1. Homogeneidad: todas las firmas de una empresa deben ser idénticas. Así que a la hora de elaborarlas debemos definir su evolución: distintas áreas, departamentos, cargos, etc.
2. Seleccionar correctamente los datos a incluir: pueden ser nombre completo, cargo o teléfono, pero también otros menos convencionales como nuestra dirección de Twitter, Blog, Facebook, etc.
3. Separar claramente los datos personales y los de la empresa. Por un lado estamos nosotros, como autores del correo, y por otro la compañía de la que formamos parte.
4. Los datos más relevantes, como el nombre, el teléfono y nuestra página web, deben estar escritos con textos y no con imágenes, por la posible respuesta del programa lector de correo. Cada día más usuarios leen el correo en móviles o PDA, así que no podemos arriesgarnos a que su software no los muestre.
5. Incluir textos descriptivos en las imágenes, para que las personas a las que no se les carguen estas imágenes sepan lo que hay escrito.
6. En el caso de emplear imágenes, debe reducirse su peso al máximo para que el mail no se convierta en una carga para el receptor.
7. La firma no debe romper las normas de estilo del correo electrónico.
8. Dejar un espacio para los avisos sobre confidencialidad del mensaje, que se están insertando en todas las comunicaciones vía mail.